.png)
Kadar so letni razgovori pravilno izvedeni, zaposleni razume, katera področja dela dobro opravlja, kje se še lahko izboljša, kako njegovo delo prispeva k organizaciji ter kakšna so pričakovanja vodje do njega.
Po drugi strani pa lahko napačno izveden letni razgovor predstavlja vir stresa za zaposlene oziroma ga ti dojemajo kot odvečno aktivnost. Vodje se tekom letnih razgovorov namreč velikokrat osredotočajo zgolj na to, kaj se je dogajalo v preteklosti, podajajo svoje mnenje in izpostavljajo napake, namesto da bi podali celostno povratno informacijo, skupaj z zaposlenim naredili načrt za naprej ter poslušali njegove želje in pričakovanja.
Da bo sam proces priprave ter opravljanja razgovorov za vas lažji, smo pripravili sedem pogostih napak, ki jih mogoče delate, ter rešitve in ideje, ki vam bodo pomagale, da se te v prihodnosti ne bodo več pojavljale.
Razdelili smo jih v tri širše sklope, in sicer:
- napake, ki jih lahko naredite že pred samim razgovorom,
- napake, ki se lahko pojavijo tekom razgovora ter
- napake, ki se lahko pojavijo po opravljenem razgovoru.
Na kaj morate biti pozorni pred letnim razgovorom
1. Ali ste letni razgovor napovedali vnaprej?
Priprava na letni razgovor je pomembna tako za tistega, ki informacijo podaja, kot za tistega, ki jo prejema. Za resnično produktiven razgovor bi morala vodja in zaposleni skupaj že vnaprej postaviti cilje in pričakovanja, vezana na razgovor. Zato je ključno, da zaposleni ve, kdaj bo letni razgovor potekal. Če mu to poveste pravočasno, bo imel priložnost, da se na razgovor dobro pripravi in da poglobljeno razmisli o temah, o katerih se želi pogovoriti. Dalo mu bo tudi občutek, da je pomemben član ekipe, za katerega si boste vzeli čas.
Pomembno ni zgolj, da informacijo o letnem razgovoru skomunicirate pravočasno, temveč tudi kako to naredite. Ko pošljete informacijo o sestanku, sporočite, kje bo sestanek potekal in koliko časa bo trajal. V sporočilo lahko dodate tudi spodbudno informacijo, kot je recimo: “Veselim se že, da se sestaneva in pogovoriva o preteklem letu. Sam bom vnaprej pripravil nekaj izhodišč in zapiskov, rad pa bi slišal tudi, kakšno je tvoje mnenje in kako ti vidiš področja, o katerih sva se dogovorila, da se bova o njih pogovarjala.”.
2. Ali ste se na letni razgovor pripravili?
Ena izmed najpogostejših napak, ki jih vodje naredijo v času letnih razgovorov, je, da se nanje ne pripravijo. Če niste dobro pripravljeni, boste tekom pogovora zmedeni in raztreseni, pustili boste slab vtis, hkrati pa obstaja velika verjetnost, da vaše povratne informacije zaposlenemu ne bodo v pomoč pri njegovem napredku in ne bodo predstavljale dobrega temelja za njegovo izboljšanje. Poleg tega bo lahko zaposleni dobil občutek, da ga ne spoštujete in da je razgovor zgolj nekaj, kar mora opraviti, in je, nenazadnje, izguba njegovega (in vašega) časa.
Odličen pristop k dobri pripravi je to, da si redno beležite vedenja in rezultate zaposlenih. Pri tem se osredotočite tako na dobre stvari kot tudi na tiste, kjer so še priložnosti za izboljšavo. Zaželeno je tudi, da si vedenja in rezultate beležite čim bolj konkretno, saj boste tako lažje podali specifično povratno informacijo (ki je, kot boste izvedeli v nadaljevanju, zelo pomembna).
Zaposlene spodbudite, da si tudi sami beležijo stvari, ki jim bodo pred letnim razgovorom pomagale, da bodo lažje napisali svojo samooceno. Če želite, da je povratna informacija, ki jo podajate, učinkovita, je ne podajte zgolj na letnem razgovoru, temveč sproti, saj se bo zaposleni tako iz nje več naučil.
Da bo beleženje informacij lažje in bolj učinkovito, lahko poskusite s spodnjo tehniko.
Če želite poleg svojih opaženih vedenj v pripravo dodati tudi samooceno zaposlenega ter oceno s strani njegovih sodelavcev, lahko v timu opravite hitro analizo z digitalnim orodje Ta vam omogoča, da enostavno pridobite še bolj celostno sliko o vašem timu ter odkrijete potenciale in slepe pege sodelavcev.
Na kaj morate biti pozorni med letnim razgovorom
1. Ali podajate dovolj specifične povratne informacije
Povratne informacije so najboljše, kadar so specifične in vključujejo konkretne situacije oziroma dogodke, na katere se pri podajanju sklicujete.
Če npr. zaposlenemu rečete: “Na klice strank se ne odzivaš dovolj hitro.”, mu ta informacija ne bo pomagala, saj je zelo nejasna in nespecifična. Podoben primer presplošne povratne informacije so tudi generalizacije, kot sta na primer: “Nikoli se ne držiš rokov.” in “Vedno zamujaš na sestanke.”.
Namesto tega je bolje, da se sklicujete na določene situacije, ko se je to zgodilo. Zato vam priporočamo, da si sproti zapisujete vse situacije, o katerih bi se z zaposlenim želeli pogovoriti. Ti zapiski vam lahko pomagajo, da si pred razgovori osvežite spomin in podate konkretne informacije, vezane na specifične situacije.
Za boljšo predstavo podajamo še nekaj primerov, kako lahko splošno in nejasno povratno informacijo spremenite v specifično:
2. Ali ocena vključuje mnenje več sodelavcev?
Od naših naročnikov smo že večkrat slišali, da pri letnih razgovorih njihovi zaposleni dobijo povratne informacije na podlagi ocene samo ene osebe (ponavadi vodje). Takšen pristop ima pomembno pomanjkljivost. Informacije s strani samo ene osebe so namreč subjektivne in velikokrat podvržene pristranskostim. Ker zajamejo samo en pogled, ponavadi predstavijo le del celotne slike o zaposlenem.
Če želite dobiti natančnejše in bolj celostne informacije, je zato smiselno izvesti analizo, ki vključuje tako samooceno kot tudi oceno s strani več sodelavcev, ki so z njim redno v stiku. Tako boste dobili boljšo predstavo o njegovem naboru poklicnih veščin ter splošnem slogu komunikacije in dela.
Poleg tega lahko različni viri povratnih informacij, ki podajo podobne ocene, pomagajo okrepiti informacije, ki jih podajamo, skupna ocena pa je posledično bolj objektivna. Na primer, če več članov ekipe meni, da posameznik kaže odlične vodstvene sposobnosti, ima lahko ta informacija večjo težo, kot če jo poda zgolj ena oseba.
Pri tem je seveda nujno, da so ocene zbrane sistematično in da vsi ocenjevalci zaposlenega ocenjujejo po istih, jasnih kriterijih ter da ocenjujejo posameznikove rezultate in ne posameznika kot osebo.
Prednosti tega pristopa pa boste izkoristili samo, če se ga lotite pravilno. Pri pogovorih s kadroviki in kadrovicami včasih ugotovimo, da so imeli v preteklosti slabe izkušnje z izvedbo 360-stopinjske analize, ker so storili katero od pogostih napak.
3. Ali učinkovito komunicirate?
Za dobro izvedbo letnih razgovorov je pomembno, da uporabljate učinkovito komunikacijo. Slaba komunikacija lahko povzroči, da so letni razgovori zaposlenim neprijetni in imajo zato do njih odpor.
Tekom leta in na letnem razgovoru se ob slabi komunikaciji pojavijo tudi naslednja neželena vedenja: zaposleni ne sodelujejo radi z vodjo, zavračajo mnenja vodje, niso zadovoljni s procesom podajanja povratnih informacij, se trudijo prikriti napake in nočejo prevzeti odgovornosti.
Pri komunikaciji morate biti pozorni predvsem na naslednja vidika:
- Ali med pogovorom poslušate in pokažete razumevanje? Vsak letni razgovor bi moral biti zastavljen kot pogovor in ne zgolj monolog vodje. Kadar vodja zaposlenega ne posluša in ne pokaže razumevanja zanj, se zaposleni umakne ter pokaže odpor do povedanega. Kako se lahko temu izognete? Eden od načinov je, da razgovor začnete z njihovo samooceno in zaposlenemu pokažete, da je njegov prispevek pomemben. Tekom razgovora mu postavljajte vprašanja in ga tako vključujte v sam proces ter mu pokažite, da njegovo mnenje šteje. Povprašajte ga po tem, kako on meni, da se je odrezal, kaj so njegova najmočnejša področja, katere projekte je dobro izpeljal, kje meni, da ni dosegel zastavljenih ciljev, in po drugih temah, o katerih ste se dogovorili, da se boste z njim pogovarjali.
- Ali se med pogovorom osredotočate na osebnost namesto na vedenje zaposlenega? Ko ocenjujete zaposlenega in mu podajate povratno informacijo, naj bo ta osredotočena na njegova vedenja na delovnem mestu. Poskušajte se izogniti kritiziranju osebnostnih lastnosti zaposlenega in se rajši osredotočite na področja dela, ki jih lahko izboljša.
- Če je težava v komunikaciji znotraj tima, ne recite “Nihče noče delati s tabo.”, temveč “Nekateri sodelavci so poročali, da jim sodelovanje s tabo predstavlja izziv. Zakaj misliš, da do tega prihaja in kako lahko to rešimo?”.
- Če je težava v komunikaciji s strankami, ne recite “Pri komunikaciji s strankami si zelo agresiven.”, temveč “Nekatere stranke so poročale, da tvoj način govora v določenih situacijah izpade nerazumevajoč ali nepotrpežljiv. Kako si lahko naslednjič na to bolj pozoren in kako ti lahko pri tem pomagam?”.
- Če je težava v zamujanju rokov, ne recite: “Opažam, da si zelo len, saj poročil nikoli ne oddaš do roka.”, temveč “Opazil sem, da si pri zadnjih dveh poročilih zamudil rok oddaje, kar lahko ovira delo drugih članov tvojega tima. Kaj se je zgodilo in kako ti lahko v prihodnje pri tem pomagamo?”
Na kaj morate biti pozorni po letnem razgovoru
1. Ali ste postavili jasne cilje za prihajajoče obdobje?
Ne pozabite, da letni razgovor ne predstavlja zgolj odlične priložnosti za pregled pretekle uspešnosti zaposlenega, temveč tudi priložnost, da si zaposleni zastavi cilje in načrt za njihovo doseganje za prihajajoče obdobje. Akcijski načrt je pomemben element za zaključek učinkovitega razgovora.
Pomaga vam zagotoviti, da letni razgovori niso sami sebi namen, temveč predstavljajo priložnost, da skupaj z zaposlenim najdete načine za izboljšavo področij, na katerih ni dosegel zastavljenih ciljev.
Vodja in zaposleni naj skupaj odgovorita na sledeča vprašanja:
- “Kateri so ključni koraki, ki bodo zaposlenemu pomagali, da uresniči načrt, ki sta ga z vodjo postavila?”
- “Kaj so naloge zaposlenega in kaj naloge vodje, da bodo ti koraki uspešno izvedeni?”
- “Kakšno podporo potrebuje zaposleni, da bo to lahko uresničil?”
- “Na kakšen način bosta merila napredek?”
- “Kdaj se bosta zopet sestala?”
Pomembno je tudi, da so koraki, ki jih zastavita, jasni, preprosti in merljivi. Za začetek je dovolj, če postavita zgolj tri ali štiri naslednje korake. Po končanem razgovoru naj vodja zaposlenemu pošlje tudi elektronsko sporočilo s povratnimi informacijami in nadaljnjimi koraki. Pri tem naj bo jasno zapisano, kaj je naloga posameznika in kaj naloga vodje. Tako bosta lahko na naslednjem sestanku jasno videla, kaj sta se dogovorila in ali sta to dosegla.
Določitev termina naslednjega srečanja je bistvenega pomena, saj letni razgovor ne sme predstavljati konca komunikacije med zaposlenim in vodjo. Pomembno je, da redno pregledujeta, kako poteka uresničevanje načrtov, in prepoznavata področja, kjer so možne izboljšave. Pogovori 1-na-1 predstavljajo odličen način za spremljanje rezultatov, prav tako pa zaposlenemu omogočajo, da prejema redne povratne informacije.
S tem je povezana tudi zadnja napaka.
2. Ali tekom leta spremljate doseganje postavljenih ciljev?
Ponavadi smo v prvih tednih po postavljanju ciljev in akcijskega plana visoko motivirani za spremembe, sčasoma pa ta začetna motivacija usahne (še posebej, ko se srečamo s prvimi ovirami). Če doseganja ciljev ne spremljate redno, boste šele na koncu leta oziroma ob naslednjem letnem razgovoru ugotovili, da ni prišlo do želenih sprememb.
Da do tega ne pride, se z zaposlenim sestajajte (vsaj) mesečno ter takrat preverite napredek in uspešnost pri doseganju ciljev. Pogovorite se lahko tudi o izzivih, s katerimi se zaposleni morda sooča. Letni razgovori bodo tako predstavljali zgolj dopolnilo mesečnim srečanjem, zaposleni pa jih bodo dojemali kot manj stresne, saj bodo nanje bolj pripravljeni.
Zaključne misli
Ugotovili smo torej, da nepravilno izvedeni letni razgovori predstavljajo vir stresa tako za vodjo kot za zaposlene. Če se želite temu izogniti, je dobro, da poznate pogoste napake, ki jih tekom razgovorov morda delate, ter načine, kako se jim izogniti.
Z vami naj zato ostanejo naslednje ključne misli:
- Pomembno je, da razgovor vnaprej napoveste, da se lahko tako vi kot zaposleni nanj dobro pripravita.
- Pri oceni zaposlenega upoštevajte informacije s strani več oseb za čim bolj celosten in natančen vpogled.
- Tekom pogovora bodite pozorni na svojo komunikacijo. Dajte zaposlenemu dovolj priložnosti, da izrazi svoje mnenje.
- Povratne informacije naj bodo konkretne ter naj predstavljajo podlago za cilje in načrte, ki jih z zaposlenim pripravite tekom razgovora.
- Na ponovni razgovor ne čakajte do naslednjega leta, temveč rajši opravite sprotne krajše pogovore.
Viri in dodatno branje:
Armstrong, M. (2006). Performance management: Key strategies and practical guidelines. Kogan Page.
Bacal, R. (2004). The manager's guide to performance reviews. McGraw Hill Professional.
Gallagher, B. (2020). The DOs and don’ts of performance reviews. American Management Association. https://www.amanet.org/articles/the-dos-and-donts-of-performance-reviews/
Pereyra, C. (2019). 10 mistakes to avoid during your employee’s annual review. CareerArc social recruiting. https://www.careerarc.com/blog/mistakes-to-avoid-during-employee-annual-review/
7 mistakes managers make when giving annual performance reviews. (2021). Officevibe. https://officevibe.com/blog/mistakes-annual-performance-reviews
Top 7 mistakes to avoid during performance reviews (b.d.). People and performance management for teams | Plai. https://www.plai.team/blog/mistakes-performance-reviews
